Як створити базу даних в Access. Робота з базою даних Access
Багатьом з вітчизняних користувачів відомо, який свого часу переполох піднявся через видозміненого інтерфейсу MS Office 2007 і чим тільки не поливали його розробників! «Гуру» нарікали на те, що новий офісний пакет став «незручним і дивним», а тому впевнено передрікали йому швидку кончину і повне забуття користувачів.
Даремно! Так як нічого подібного не відбулося, навпаки, незабаром з'ясувалося, що користуватися новою версією «Офісу» стало набагато простіше і зручніше.
А тому (як і очікувалося) всі зміни, передумови для яких були створені ще в «Офісі 2007», не тільки успішно перекочували в його нову іпостась, а й отримали цілком логічне свій розвиток. Саме тому версія 2010 стала надзвичайно популярною в середовищі професійних користувачів.
Зміни в новій версії Access
Вельми істотні зміни торкнулися і знаменитого додатки для створення баз даних. За допомогою нового компонента Sparklines можна створювати і редагувати величезні масиви інформації. А завдяки інструменту Slicer з'явилася можливість простою і швидкою навігації навіть у величезних базах. А все завдяки якісно продуманим і налаштованим системам фільтрації.
Крім того, розробники додали кращу інтеграцію з Excel, прямо з якого можна імпортувати великі масиви інформації. Втім, починаючі користувачі куди частіше задаються питанням про те, як створити базу даних в Access.
Що це таке
Щоб правильно створювати бази, необхідно попередньо розібратися в їх суті. Базою даних називається строго організована структура, призначена для зберігання та впорядкування інформації. Вона може містити надзвичайно різноманітні об'єкти, але логічної їх одиницею є таблиця.
Головна їхня відмінність від аналогічних структур в табличному редакторі полягає в тому, що вони взаємопов'язані. Виробляючи зміна будь-якого елемента, ви автоматично ініціюєте заміну всіх взаємопов'язаних з ним структур. Простіше кажучи, вам більше не потрібно турбуватися про ручному редагуванні величезних інформаційних таблиць.
Які операції можна виконувати за допомогою MS Access?
Не слід вважати, що дане додаток є певним «Логічним продовженням» Excel. Можливості даної програми куди ширше. Зокрема, будь-яке створення бази даних MS Access передбачає ретельне продумування інформаційної структури конкретного документа, перевірку цілісності вихідних даних, а також використання цих відомостей для моделювання запитів, форм і звітів.
Приклад створення
Так як створити базу даних в Access можна і при допомоги «Майстра», який спрощує роботу для початківців користувачів, сам процес особливою складністю не відрізняється. Але ми б не рекомендували йти цим шляхом, оскільки для продуктивної роботи слід розуміти всі процеси, що відбуваються.
Спершу запустіть додаток. На моніторі з'явиться діалог створення нового документа. У ньому вам слід вибрати пункт «Нова база даних». У полі «Ім'я файлу» вводиться осмислене її. Уникайте повторюваних і нічого не значущих імен: в результаті якої-небудь помилки або власної неуважності ви легко можете втратити важливі відомості.
Після цього натискається кнопка «Створити». Відразу після цього на моніторі з'явиться діалогове вікно створення нової інформаційної таблиці, на підставі якої ви і будете створювати свій проект.
Який режим вибрати?
Таблицю можна монтувати в декількох режимах, але ми б порадили «Конструктор», тому що в ньому простіше контролювати весь процес і краще уявляти собі всю внутрішню структуру документа.
Щоб перейти до нього, скористайтеся переходом «Вид-Конструктор». Після цього можна вводити потрібне ім'я конкретної таблиці. Так як їх може знадобитися відразу кілька, рекомендуємо знову-таки користуватися якимись осмисленими найменуваннями.
Тепер, власне, сам процес. Як створити базу даних в Access? У першу чергу необхідно вибрати і заповнити імена полів, визначити типи даних, а також задати правильний ключове поле. Тільки після цього можна починати заповнення таблиці даними.
Для цього слід скористатися командою «Вид-режим таблиці». Зверніть увагу! Якщо в полі «Код предмета» у вашому випадку варто значення «Лічильник», то заповнювати конкретне поле не потрібно. Коли ви закінчите роботу з внесення інформації, її можна закривати. У разі якщо конкретна база даних потребує в другій таблиці, її монтують командою «Створення-Конструктор таблиць».
Приклади баз
Все вищесказане було б порожнім звуком без надання вам відомостей з «польового досвіду», в яких стали в нагоді бази даних Access. Приклади в цій області можна обговорювати мало не нескінченно, але ми зупинимося на варіанті, який може серйозно полегшити проходження навчального процесу.
Коротко опишемо створення документа за навчальним планом. Що буде потрібно в нього включити? Сюди повинні входити такі поля: код спеціальності, номер групи, предмет і викладачі. Зверніть увагу: поля «Предмет» та «Викладач» повинні бути пов'язані з додатковими таблицями, з яких програма буде черпати відповідну інформацію.
Як це робиться?
Спершу виконуєте всі дії, згідно вищевикладеної інструкції. Переходьте в «Конструктор», починаєте заповнювати поля. У рядку з кодом спеціальності тип даних повинен бути відзначений як «Лічильник, ключове поле».
У «Групі» і аналогічних рядках тип поля позначаються як «Текст». А от у полях «Предмет» та «Викладач» слід вибирати «Майстер підстановок». Не турбуйтеся: відразу після вибору цього значення, програма покаже вам діалогове вікно. Слідуючи його інструкціям, ви зможете створити зв'язок з іншими таблицями. Як ви розумієте, їх слід створювати заздалегідь.
Як тільки ви натиснете на кнопку «Готово», перед вами з'явиться попередження про те, що для створення зв'язку необхідно зберегти таблицю. Підтверджуєте виконання цієї дії.
Створення зв'язків між таблицями
Ми вже говорили про те, що робота з базою даних Access припускає наявність зв'язків відразу між декількома електронними таблицями. Так як їх створювати?
Для цього відкрийте потрібний вам документ, після чого пройдіть по шляху «Робота з базами даних - Схема даних». Щоб визначити і задати характер зв'язку, необхідно виконати подвійне клацання лівою клавішею миші в діалоговому вікні «Зміна зв'язків». Після цього слід натиснути на кнопку «ОК». В результаті ви задасте стандартний параметр «Один до багатьох».
Ось ми і розглянули питання про те, як створити базу даних в Access. Сподіваємося, інформація буде вам корисною.
